OpenOffice.org Calc: Un ejemplo paso a paso

De Ebenimeli wiki

Tabla de contenidos 1 Sobre este artículo 2 El entorno Calc 3 Un ejemplo sencillo 4 Operaciones básicas 4.1 Operadores aritméticos 5 Funciones 5.1 Función SUMA 5.2 Función PROMEDIO 6 Toma de decisiones: funciones condicionales 6.1 Función SI 6.1.1 Operadores lógicos 6.2 Función Y 6.3 Función O 6.4 Combinación de funciones Y y O 7 Copiar y pegar fórmulas 8 Estilo y formato 8.1 Formato condicional 8.1.1 Definir un nuevo estilo de celda 8.1.2 Definir reglas de formato condicional 9 Lista de las principales funciones 10 Ejercicios 10.1 Ejemplo 11 Bibliografía

Sobre este artículo

En este artículo encontrarás algunos apuntes sobre OpenOffice.org Calc a través de un ejemplo práctico. La hoja de cálculo resultante muestra una lista de notas de varios alumnos en tres exámenes diferentes, calculando para cada uno de ellos la nota media final y resaltando en rojo y de forma automática los suspensos.

--Enrique 18:44 10 ene 2010 (UTC)

El entorno Calc

Un ejemplo sencillo

Supongamos que hemos realizado tres exámenes en alguna de las asignaturas y queremos calcular la media aritmética de las notas obtenidas en cada una de ellas. Para ello, en primer lugar introducimos en tres celdas distintas (B6, C6 y D6) cada una de las notas.

Operaciones básicas

La operaciones básicas en Calc corresponden con las operaciones matemáticas por todos conocidas: suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/). Con estos operadores podríamos realizar ya un cálculo básico en una de las celdas, como por ejemplo, hallar el promedio de las tres notas introducidas en las celdas B6, C6 y D6.

Para ello nos situamos en la celda E6 e introducimos la siguiente fórmula:

=(B6+C6+D6)/3

Podemos comprobar como al cambiar alguno de los valores en las celdas B6, C6 o D6, el valor de la celda E6 (el que muestra la media aritmética) se vuelve a calcular automáticamente.

Operadores aritméticos

Operador	Descripción	Ejemplo
+	Suma	=A1+B1
-	Resta	=B2-A2
*	Multiplicación	=C3*C4
/	División	=A1/B3
^	Exponenciación	=A2^B3

Funciones

Las funciones tienen, en otros propósitos, el de facilitar determinados cálculos que suelen ser habituales, como el de la suma de una lista de valores, el máximo o mínimo de un conjunto de números o el promedio de una serie de valores, como es el caso que nos ocupa.

Función SUMA

Para el caso anterior del cálculo de la media aritmética de los 3 exámenes, podemos utilizar sin mayor problema el operador + para sumar los valores, puesto que sólo son 3. Sin embargo, imaginemos que debemos sumar una lista de 500 números. Supondría muchísimo trabajo escribir cada uno de los números separados por un signo +. Para ello disponemos en Calc de la función SUMA, que permite sumar una serie de valores. Para el ejemplo anterior podríamos reescribir la fórmula del siguiente modo:

=SUMA(B6:D6)/3

Como se puede observar hemos sustituido parte de la fórmula (B6+C6+D6) por la suma de un intervalo de celdas, es decir, la suma de los valores que van desde la celda B6 hasta la celda D6, y este intervalo lo indicamos con el carácter “dos puntos” (:).

Función PROMEDIO

Afortundamente Calc cuenta con la función PROMEDIO, que facilita aún más la tarea de calcular la media aritmética de varios valores numéricos, que se pueden expresar también con un intervalo de celdas.

=PROMEDIO(B6:D6)

Toma de decisiones: funciones condicionales

Supongamos que deseamos calcular la nota media (con la función PROMEDIO), pero con cierta condición, por ejemplo sólo si el alumno ha aprobado los dos primeros exámenes, es decir, si la nota de los exámenes 1 y 2 es mayor o igual que 5. Para ello disponemos en Calc de funciones lógicas como la función SI que nos permite mostrar un valor u otro en una celda dependiendo de si se cumple una condición o no.

Función SI

La función SI tiene esta forma:

=SI( <condición>; <valor-si-verdadero>; <valor-si-falso> )

Como se puede observar la función SI consta de 3 partes:

• <condición> es una expresión lógica que puede ser verdadera (V) o falsa (F). Por ejemplo: B6>=5 (B6 es mayor o igual que 5).
• <valor-si-verdadero> es el valor que muestra la celda en caso de que la condición se cumpla.
• <valor-si-falso> es el valor que muestra la celda en caso de que la condición no se cumpla.

Un ejemplo sencillo de aplicación de la función SI se muestra a continuación:

=SI(B6>=5;"Aprobado";"Suspenso")

La celda en la que se inserte la formula anterior, mostrará el valor "Aprobado" si la celda B6 (nota del Examen 1) es mayor o igual que 5; en caso contrario mostrará el valor "Suspenso".

Operadores lógicos

Operador	Descripción	Ejemplo
<	Menor que	A1<B1
>	Mayor que	B2>A2
=	Igual que	C3=C4
<>	Distinto que	A1<>B3
<=	Menor o igual que	A2<=B3
>=	Mayor o igual que	A2>=B3

Función Y

Al inicio de este apartado se planteaba la siguiente condición: "que los dos primeros exámenes estén aprobados" (para finalmente hacer la media arimética). Si analizamos la condición, observamos que podemos expresarla como 2 condiciones: "que el Examen 1 esté aprobado" Y "que el Examen 2 esté aprobado". ¿Cómo lo hacemos con Calc? Para ello disponemos de la función Y que nos permite comprobar si se cumplen una serie de condiciones. La función Y puede ser verdadera (V) o falsa (F), como la función SI (recordemos que son funciones lógicas).

La solución al problema planteado se resolvería con la siguiente función:

= Y( B6>=5; C6>=5 )

De esta forma la función Y será verdadera si se cumplen las 2 condiciones entre paréntesis (separadas por punto y coma):

• que B6 sea mayor o igual que 5 (que el Examen 1 esté aprobado)
• que C6 sea mayor o igual que 5 (que el Examen 2 esté aprobado).

La función Y suele combinarse con la función SI de la siguiente forma:

=SI( Y( B6>=5; C6>=5); "Se hace media"; "No se hace media")

Con esta fórmula estaríamos mostrando el texto "Se hace media" si B5 y C6 tienen un valor mayor o igual que 5.

Función O

La función O se construye de forma similar a la función Y.

= O( B6>=5; C6>=5 )

Sin embargo, lo que estamos expresando con la fórmula anterior es la siguiente condición: "que algunos de los dos primeros exámenes estén aprobados", es decir, al menos uno de ellos. Mientras que con la función Y exigimos que cada uno de los valores sea mayor o igual que 5, con la función O basta con que uno de ellos lo sea.

Al igual que la función Y, la función O suele combinarse con la función SI de la siguiente forma:

=SI( O( B6>=5; C6>=5); "Se hace media"; "No se hace media")

Combinación de funciones Y y O

En muchos ocasiones puede hacerse necesaria la combinación de las funciones lógicas Y y O para componer una condición más compleja dentro de una función SI. Por ejemplo, imaginemos que tenemos las notas de tres examenes y queremos expresar la siguiente condición: "si el primer examen está aprobado y alguno de los otros dos exámenes también lo está, entonces se calcula el promedio de las notas, y en caso contrario se muestra el texto "No se hace media"."

Suponiendo que las 3 notas están en las celdas A1, A2 y A3, la función SI que corresponde a la condición anterior quedaría del siguiente modo:

=SI( Y( A1>=5; O(A2>=5;A3>=5) ); PROMEDIO(A1:A3); "No se hace media")

Si introducimos esta fórmula en la celda B1, se mostrará el promedio de las 3 notas si se cumple la condición antes descrita; en caso contrario la celda B1 mostrará el texto "No se hace media".

Copiar y pegar fórmulas

En el ejemplo que nos ocupa, necesitaremos calcular la media de los tres exámenes para más de un alumno, como muestra la figura:

En teoría deberíamos aplicar la fórmula:

=PROMEDIO(B6:D6)

a cada una de las filas. Sin embargo, Calc permite copiar y pegar esta misma fórmula para cada alumno, incrementando también la numeración de las celdas implicadas en el cálculo, es decir, B6, C6 y D6. Si copiamos entonces la fórmula de E6 y la pegamos en E7, Calc entenderá que el cálculo se debe realizar sobre las celdas B7, C7 y D7. Observa también que es posible arrastar la primera celda (desde la esquina inferior derecha), consiguiendo así pegar la fórmula en cada una de las celdas de la columna.

En el ejemplo también se ha ajustado el número de decimales que se desean mostrar a 2, con la opción "Añadir decimal".

Estilo y formato

Formato condicional

Definir un nuevo estilo de celda

El formato condicional permite aplicar un formato (color de fondo, tipo de letra, etc.) a una celda, dependiendo del valor que tenga. Para este ejemplo nos puede interesar resaltar los alumnos que están suspendidos en su nota media final. Para ello, en primer lugar definimos un nuevo estilo desde el menu "Formato > Estilo y formato". Vemos que puede haber ya algunos estilos definidos (Encabezado, Encabezado1, etc.). Con el botón derecho del ratón, sobre la zona libre hacemos clic para crear un nuevo formato, apareciendo la ventana que muestra la imagen.

En ella debemos dar un nuevo al nuevo formato, por ejemplo, "Suspenso". A continuación accedemos a las opciones de "Efecto de fuente" y "Fondo" para aplicar un fondo de color rojo y un efecto de fuente de color blanco. Una vez definido el nuevo formato "Suspenso", aceptamos.

Definir reglas de formato condicional

Para aplicar el formato condicional, seleccionamos la celda y accedemos a la opción "Formato condicional" en el menú "Formato" de la barra de menús. Completamos a continuación la primera de las condiciones, indicando que si el valor de la celda es menor que 5, se aplique el formato "Suspenso" que hemos definido previamente.

Una vez aplicado el formato condicional sobre la primera celda, sólo nos queda "copiar el formato" al resto de celdas. Para ello contamos en Calc con la opción "Pincel de formato" disponible en la barra de herramientas

Para comprobar que efectivamente el formato se ha aplicado a las celdas que muestran el promedio, podemos probar a cambiar algunas notas para que la media no supere el 5.

Lista de las principales funciones

• Matemáticas/estadística
  • SUMA: suma una serie de números
    • =SUMA(A1:A5)
  • PROMEDIO: calcula la media aritmética de una serie de números
    • =PROMEDIO(A1:A5)
  • MÁX: halla el valor máximo de una serie de números.
    • =MÁX(A1:A5)
  • MÍN: halla el valor mínimo de una serie de números.
    • =MÍN(A1:A5)
  • RAÍZ: función que calcula la raíz cuadrada de un número.
    • =RAÍZ(A1)
  • M.C.M: Mínimo Común Múltiplo de una serie de números.
    • =M.C.M(A1;A2)
  • M.C.D: Máximo Común Divisor de una serie de números.
    • =M.C.D(A1;A2)

• Lógicas
  • SI
    • =SI( A1>5; "Sí"; "No" )
  • Y
    • =Y( A1>5; A2>5)
  • O
    • =O( A1>5; A2>5)

Ejercicios

Artículo principal: Ejercicios de hoja de cálculo

Ejemplo

Elabora una tabla que contenga los datos de un ticket de compra con al menos 10 productos y que incluya los campos "Concepto" y "Precio" (inventa los productos y su coste). A continuación calcula:

• El precio total de la compra (muéstralo en una celda bajo la columna de precios)
• El precio total con un 15% de descuento en caso de que la suma ascienda a 100 €, o simplemente la suma sin descuento si el valor total del ticket no supera esta cantidad (muéstralo en otra celda, junto a la celda con la suma total)

Ya sabes que puedes calcular el precio con un 15% de descuento de la siguiente forma:

precioConDescuento = precioSinDescuento - 0,15*precioSinDescuento

Bibliografía

• OpenOffice.org 3.0. Guía Práctica. José María Delgado / Francisco Paz. Ediciones Anaya Multimedia, 2009. ISBN: 978-84-415-2547-4